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Die Ausmusterung der Papplohnsteuerkarte gestaltet sich offenkundig schwieriger als gedacht. Mit dem elektronischen Nachfolger rechnen die Finanzbehörden jetzt erst frühestens 2013. Bis dahin haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer einige Besonderheiten zu beachten.

Sie erinnern sich sicher noch: Wegen des Wegfalls der Papplohnsteuerkarte galten die von den Gemeinden letztmalig für 2010 ausgestellten Bescheinigungen einschließlich aller eingetragenen Abzugsmerkmale und Freibeträge noch 2011 weiter. Nach Einführung des elektronischen Nachfolgers – der sogenannten "Elektronischen Lohnsteuer-Abzugsmerkmale (ELStAM)" – sind für lohnsteuerrelevante Einträge dann nur noch die Finanzämter zuständig. Zu diesem Zweck hat die Finanzverwaltung im letzten Jahr eine zentrale Datenbank aufgebaut, in der für den Lohnabzug relevante Besteuerungsgrundlagen vorgehalten, aktualisiert und vom Arbeitgeber künftig abgerufen werden können. Lediglich melderechtliche Änderungen (beispielsweise Geburt eines Kindes, Adoption, Kirchenaus- oder Kircheneintritt, Heirat oder Tod) nehmen weiterhin die Bürgerämter der Stadt- oder Gemeindeverwaltungen vor.

Um die Aktualität der zwischenzeitlich von den Gemeinden an die Finanzverwaltung gelieferten Daten zu gewährleisten und unzutreffende Steuerabzüge zu verhindern, hatten die Finanzbehörden im Herbst 2011 alle Arbeitnehmer wie angekündigt schriftlich über ihre beim Bonner Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gespeicherten elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale informiert. Rechtzeitig vor dem zunächst avisierten Starttermin Anfang 2012 sollte Arbeitnehmern damit Gelegenheit gegeben werden, ihrem zuständigen Finanzamt etwaige gewünschte Änderungen oder Korrekturen mitzuteilen.

Dem Vernehmen nach wurden bei der groß angelegten Berichtigungsaktion zahlreiche Fehler in den Datenbeständen entdeckt. Weil sich darüber hinaus noch technische Probleme bei der Umstellung ergaben, hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) den ELStAM-Startzeitpunkt in sprichwörtlich letzter Minute um mindestens ein Jahr auf nun (voraussichtlich) Anfang 2013 verschoben. Die gute Nachricht: Nach dem BMF-Erlass vom 6. Dezember 2011 (Az.: IV C 5 – S 2363/07/0002-03) bleiben die Lohnsteuerkarten 2010 oder von den Finanzämtern bereits ausgestellte Ersatzbescheinigungen mit allen darauf eingetragenen Abzugsmerkmalen wie beispielsweise Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibeträge, Religionszugehörigkeit oder Faktor während des Übergangszeitraums auch ohne einen Antrag des Arbeitnehmers gültig. Seinem Finanzamt hat er lediglich mitzuteilen, wenn veränderte Lebensverhältnisse eine ungünstigere Steuerklasse zur Folge haben oder sich die Zahl der Kinderfreibeträge gegenüber den alten Eintragungen verringert. Im umgekehrten Fall kann der Arbeitnehmer beim Finanzamt entweder eine Korrektur der unzutreffenden Lohnsteuerabzugsmerkmale vornehmen lassen oder seine zu viel einbehaltene Lohnsteuer später mit einer Einkommensteuererklärung zurückzufordern.

Amtliche Ersatzbescheinigung

Ein vertretbarer bürokratischer Aufwand kommt in diesem Jahr dagegen auf Arbeitnehmer zu, die ohne vorhandene Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung 2011 ein neues oder weiteres Dienstverhältnis eingehen - sie müssen beim Finanzamt zunächst eine Ersatzbescheinigung 2012 auf amtlich vorgeschriebenem Vordruck beantragen. Hiervon betroffen sind laut obigem Anwendungsschreiben insbesondere Fälle, in denen

die Gemeinde für den Arbeitnehmer im Kalenderjahr 2010 keine Lohnsteuerkarte oder das Finanzamt keine Ersatzbescheinigung 2011 ausgestellt hat oder diese verloren gegangen oder zerstört worden ist,
der Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010/Ersatzbescheinigung 2011 bzw. 2012 vernichtet oder an das Finanzamt übersandt hat,
für den Arbeitnehmer auf der Lohn-steuerkarte 2010 zwar eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt wurde, sich die Lohnsteuerabzugsmerkmale aber geändert haben oder
im Kalenderjahr 2012 erstmals eine nichtselbständige Tätigkeit oder ein weiteres Dienstverhältnis aufgenommen wird.

Auch Arbeitgebern entsteht durch die verzögerte Umstellung kein nennenswerter Aufwand; sie sind angehalten, die Lohnsteuerkarte 2010 und andere amtliche Bescheinigungen im Übergangszeitraum 2012 aufzubewahren und die darauf eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale in das Lohnkonto zu übernehmen. Ausdrücklich stellt das BMF in seinem Anwendungsschreiben dazu klar, dass für den Lohnsteuerabzug allein die zuletzt ausgestellte Bescheinigung zählt und sämtliche zuvor auf einer Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung 2011 eingetragenen Lohnsteuermerkmale überschreibt. Nachteilig wirkt sich der verschobene Starttermin allerdings bei der Lohnbuchhaltung aus, da eine automatisierte Übernahme der Besteuerungsmerkmale in das Lohnkonto durch die eingesetzte Lohnabrechnungs-Software nunmehr ebenfalls erst frühestens 2013 möglich sein wird.